Anche in lockdown, smartworking frenato dalla carta

Vicenza 18 novembre 2020 – «Impossibile pensare di aumentare lo smartworking, anche con il lockdown, se oltre il 90% delle aziende gestisce ancora i processi amministrativi in maniera manuale: vuol dire ad esempio che per l’approvazione dei pagamenti, le fatture (elettroniche) vengono ancora stampate, passate di mano in mano negli uffici insieme agli altri documenti correlati e consegnate alla persona preposta all’approvazione, che applica un timbro e le restituisce con l’esito dell’approvazione. Ovviamente, tutto questo non può essere fatto da casa». Sono le considerazioni di Paolo Grotto, socio amministratore di Arket, azienda vicentina che si occupa di digitalizzazione aziendale dal 1998.
In particolare, da quanto emerge da un’indagine svolta da Arket, su 300 aziende interpellate a campione in tutto il Nord Italia, soltanto 28 hanno digitalizzato completamente i processi correlati alla fatturazione, che rappresentano di solito il primo passo verso l’informatizzazione dell’ufficio amministrativo e anche uno dei più vantaggiosi, in quanto consente, secondo le analisi di Arket, di ridurre le ore lavorate tra il 50% e il 70%.
«Questi interventi consentono anche di standardizzare i processi e, quindi, di rendere le aziende più flessibili in situazioni di emergenza come quella attuale», aggiunge Grotto: «per esempio, in caso di assenze per malattia di persone chiave, le attività possono essere facilmente gestite da persone differenti, sia in presenza sia da remoto, in quanto le soluzioni digitali sono in grado di guidare l’utente nella corretta esecuzione dei compiti assegnati. Si mantengono poi elevati livelli di sicurezza, grazie alla configurabilità e tracciabilità degli accessi ai documenti e all’utilizzo di firme digitali, che permettono di sottoscrivere la documentazione senza il bisogno di stamparla e distribuirla fisicamente all’interno o al di fuori della sede aziendale».

I benefici dell’automazione dei processi amministrativi

Attività automatizzabili

Di quanto è possibile ridurre le attività manuali

Invio della fattura elettronica e della copia di cortesia al cliente

100%

Riscontro tra fatture d’acquisto, merce ricevuta e ordine fornitore

50-80%

Impiego di corrieri per trasferire documenti tra le sedi aziendali/punti vendita

100%

Utilizzo di faldoni e raccoglitori per condividere, smistare, catalogare e archiviare documenti

100%

Gestione della documentazione non fiscale relativa al personale (attestati, formazione, sicurezza)

100%

Arket Srl è una società di consulenza e sviluppo software per la digitalizzazione e automazione dei processi di ufficio, con sedi a Schio (Vicenza) e Alessandria e una specializzazione nei settori retail, grande distribuzione organizzata, industria manifatturiera e servizi per le imprese.

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